ACTEN FORME

ACT’EN FORME

Vos formalités en toute simplicité

Formalités postérieures et préalables

Sur place ou à distance

En toute simplicité

Ces dernières années, le notariat ne cesse d’évoluer. La Société ACT’EN FORME a été créée pour vous aider face à cette évolution !

Ces dernières années, le monde du notariat a évolué. De plus en plus de notaires, de moins en moins de collaborateurs et le développement accentué de l’informatisation. Après une étude portée par ACT’EN FORME sur la Région Normande, il en résulte que les notaires rencontrent de plus en plus de difficultés pour trouver et embaucher des collaborateurs expérimentés. Ils sont donc prêts à externaliser certaines de leurs tâches.

des notaires rencontrent des difficultés pour embaucher

pensent que l’externalisation pourrait être une solution

se disent prêts à externaliser les formalités

La prestation de service

La Société ACT’EN FORME est une société de prestation de services.
Elle s’engage à fournir aux notaires un service pour la réalisation de leurs formalités, qu’elles soient préalables (constitution des dossiers de succession, vente, …) ou postérieures (enregistrement et/ou publication des actes, répertoire, formalités commerciales, tenue des registres officiels,…)

Répondre à une demande ponctuelle

Certains évènements sont difficilement prévisibles et vous manquez de collaborateurs sur une période plus ou moins longue (congés, maladie, démission, temps de recrutement,…) ; Au vu du nombre de vos dossiers, des pièces de plus en plus nombreuses à demander et à vérifier, vous vous centrez sur la rédaction, et « mettez de côté » certaines tâches « annexes » (suivi des renouvellements d’inscriptions, demande des pièces pour mainlevées, …) nous sommes là pour y palier !

Formation et Accompagnement

Vous n’arrivez pas à trouver un collaborateur diplômé du notariat, ou alors très peu expérimenté. Vous avez besoin qu’il soit formé « sur le tas » pour la constitution des dossiers, ou pour une prise en main rapide du service « formalités » mais vous n’avez pas le temps et les moyens de le faire. Nous sommes là pour former et accompagner vos nouveaux collaborateurs.

Déléguez votre service formalités

Vos formalités sont actuellement faites par vos clercs rédacteurs, mais vous constatez qu’ils ont besoin d’aide afin qu’ils se centrent sur la relation clients et sur la rédaction des actes. Confiez-nous votre service formalité dans son intégralité !

Surcroît d’Activités

Il existe des périodes dans l’année pendant lesquelles vous ouvrez d’avantages de dossiers ? Un nouveau client qui exige rapidité et efficacité ? Un programme immobilier qui demande l’ouverture de plusieurs dossiers simultanément ? Nous sommes là pour soutenir vos collaborateurs pendant cette période !

en pratique

En pratique ?

Nous avons souhaité une procédure simple afin d’être proactif, et sans durée d’engagement.

1. Premier contact

Dans un premier temps, nous vous proposons de prendre notre contact par téléphone ou par mail afin de vous présenter l’ensemble de nos prestations et nos méthodes de travail. Ce contact nous permettra également d’évaluer vos besoins, la quantité de travail. Nous vous adresserons ensuite nos tarifs et conditions générales de vente.

2. Demande / validation de devis

Par mail, vous nous confirmez la solution choisie, et faites une commande de la (ou des) prestation(s) retenue(s). Nous vous adresserons en retour un devis correspondant, accompagné des conditions générales de vente. Nous préciserons également le délai dans lequel nous pourrons intervenir. Pour valider votre commande, vous devrez nous retourner le devis, dûment daté et signé, sur lequel vous approuvez également les conditions générales de vente. La (ou les) date(s) d’intervention(s) pourront alors être fixées.

3. Intervention

En fonction de la prestation choisie, la Société ACT’EN FORME pourra, soit se déplacer, soit se connecter à distance directement sur votre poste de travail en utilisant le logiciel TeamViewer (), afin de réaliser sa prestation.

4. Bon de livraison et facturation

Une fois la prestation effectuée, nous vous adressons un mail valant « bon de livraison » dans lequel sont détaillés les démarches effectuées (ou qui restent à être effectuées par vos soins : signature électronique, envoi d’un courrier ou d’un pli,…). Si aucune observation n’est formulée dans les jours suivants ladite prestation, nous vous adressons la facture.

Et la sureté de mes données ?

ACT’EN FORME met tout en action pour répondre au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

LABELLISATION PAR LE CONSEIL SUPÉRIEUR DU NOTARIAT (CSN)

Parce que notre priorité c’est de respecter le notariat, la déontologie et les règles qui le régissent, nous avons entamé la procédure afin d’obtenir la labellisation de la Société  ACT’EN FORME par le Conseil Supérieure du Notariat (CSN). Cette labellisation témoignera que les processus et procédés exécutés lors de nos prestations respectent la charte de sécurité.

CONNEXION A DISTANCE SECURISEE

Afin d’être en conformité avec vos systèmes d’informations, ACT’EN FORME a fait le choix d’utiliser la prise de contrôle à distance de votre poste de travail via le logiciel Teamviewer. Ainsi, c’est vous qui permettez notre connexion en nous donnant votre identifiant et mot de passe, et vous gardez le contrôle et la main sur l’ordinateur tout au long de notre intervention.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Grâce au moyen de la prise en main à distance, aucune de vos données ne transitent sur le réseau (internet). Vos données restent en interne, sur vos postes de travail, et vous restez donc maitre de vos données à tous moments. De plus, la Société ACT’EN FORME est soumise, pour chaque prestation, au secret professionnel afin de respecter les règles de la déontologie du notariat.

IMPRESSION

Lorsque l’impression est nécessaire dans la réalisation des formalités, la connexion bureau à distance nous permet d’imprimer les documents directement sur vos périphériques. Ainsi, vous récupérez l’ensemble de vos documents lorsque la Société ACT’EN FORME vous prévient de leurs éditions.

sureté

Notre équipe

Afin de mieux nous connaitre, voici les membres qui composent notre équipe.

marionGRISEL
Marion GRISEL
Présidente de la SASU ACT’EN FORME

Diplômée du Certificat de Qualification Professionnelle (CQP) de Formaliste et avec une expérience de près de 15 ans dans le notariat, j’ai souhaité mettre au service de plusieurs études mes compétences afin de vous venir en soutien.

Sara POULIQUEN
collaboratrice

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Le mot de la

Présidente

Si vous souhaitez connaitre mon parcours et comprendre ma motivation à créer la société ACT’EN FORME, lisez l’article ci-contre

Contact

Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter au travers de ce formulaire :

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